Inleiding

Het Verantwoordingsorgaan van het PME Pensioenfonds heeft wettelijk en statutair o.a. tot taak een oordeel te geven over het gevoerde beleid zoals u dit in dit jaarverslag kunt lezen. Onderstaand kunt u van ons oordeel over het jaar 2023 kennisnemen. Voor de leden van het verantwoordingsorgaan ook een moment van terugblikken en vooruitkijken. De voorbereidingen voor het Nieuw Pensioenstelsel (NPS) bepaalden dit jaar in grote mate het oordeel van het verantwoordingsorgaan over het gevoerde beleid en de verantwoording die daarover is afgelegd door het bestuur. Ter bevordering van de professionaliteit van het verantwoordingsorgaan heeft het verantwoordingsorgaan een Normen- en Beoordelingskader opgesteld dat wordt gebruikt bij zowel de jaarlijkse oordeelsvorming als de adviesaanvragen. Het Normen- en beoordelingskader geeft het verantwoordingsorgaan eveneens handvatten hoe het de complexe adviesaanvragen in het kader van NPS kan beoordelen.

Het verantwoordingsorgaan geeft jaarlijks een oordeel over het door het bestuur uitgevoerde beleid, evenals over beleidskeuzes voor de toekomst, waaronder de keuzes die van invloed zijn op de uitvoeringskosten.

De indeling van dit verslag is als volgt:

1. samenstelling verantwoordingsorgaan
2. verantwoording werkwijze;
3. ontwikkeling speerpunten;
4. bestuursverslag;
5. rapportage intern toezicht;
6. oordeel over door het bestuur uitgevoerde beleid, evenals over beleidskeuzes voor de toekomst, waaronder de keuzes die van invloed zijn op de uitvoeringskosten;
7. aankondiging speerpunten 2024; en
8. afsluiting.

Hierbij zijn het oordeel en de aanbevelingen onder 6. opgenomen en bevindingen onder punten 3. tot en met 5.

1. Samenstelling ­verantwoordingsorgaan

Het verantwoordingsorgaan heeft zestien leden, waarvan acht leden de deelnemers vertegenwoordigen (vanuit het FNV, CNV Vakmensen, De Unie en VHP-2) en acht leden de pensioen­gerechtigden vertegenwoordigen (vanuit FNV, CNV Vakmensen, De Unie, VHP-2 en VG PME). Naast de vaste leden, kent het verantwoordingsorgaan ook zetels voor aspirant-leden en heeft het een onafhankelijk voorzitter.

In juli 2022 is een nieuwe termijn van het verantwoordingsorgaan gestart. Het verantwoordingsorgaan had 3 vacatures namens de deelnemers vanuit FNV en 1 vacature namens de pensioengerechtigden vanuit FNV. Met de komst van Eric Cols, namens de deelnemers, en Jos Broeren, namens de pensioengerechtigden, is het aantal vacatures teruggebracht naar 2.

Het VO voldoet in zijn samenstelling niet aan de norm diversiteit uit de Code pensioenfondsen en het is met het bestuur in overleg hoe in de toekomst wel aan deze norm voldaan kan worden.

Voor de huidige samenstelling van het verantwoordingsorgaan verwijzen wij naar de bijlage 1 Personalia.

Het verantwoordingsorgaan wordt geschikt geacht voor het uitvoeren van zijn taak. Deze geschiktheid blijkt uit kennis en ervaring en beschikbare tijd bij de benoeming van een lid van het verantwoordingsorgaan. Ook gedurende de zittingstermijn blijven leden zich ontwikkelen. Voor het onderhouden van de deskundigheid van de leden van het verantwoordingsorgaan waren er in 2023 meerdere scholingsmomenten. De leden van het verantwoordingsorgaan zijn begonnen met een basisopleiding governance A. Daarnaast zijn de leden in- en extern geschoold in de achtergronden van het nieuwe pensioenstelsel, de taken en bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan en de inrichting van het risicomanagement en maatschappelijk verantwoord beleggen (De Portefeuille van Morgen). Ook hebben de leden deelgenomen aan een compliance bewustzijn bijeenkomst en een cybersecurity bewustzijn bijeenkomst. Het verantwoordings­orgaan heeft zijn eigen functioneren besproken in de jaarlijkse zelfevaluatie, daarbij is onder meer geconstateerd dat de onderlinge samenwerking en de samenwerking met het bestuur en het bestuursbureau goed verlopen. Tevens is vastgesteld dat de leden van het verantwoordingsorgaan voldoende tijd te besteden hebben. Hierbij is wel opgemerkt dat het aantal dagdelen per maand flink is toegenomen in de aanloop naar de overgang naar het Nieuwe Pensioenstelsel.

2. Verantwoording werkwijze

Het verantwoordingsorgaan vergaderde in 2023 elf maal zelfstandig. Hierbij waren steeds vrijwel alle leden aanwezig. In alle vergaderingen heeft het uitvoerend bestuur beleidszaken, actuele onderwerpen en ontwikkelingen toegelicht. De onderwerpen die daarbij onder meer aan de orde kwamen waren:

• premiebeleid voor 2024- 2026

• project Nieuw Pensioenstelsel (NPS)

• strategisch Meerjarenplan:

• ESG-beleid

• informatiebeveiliging;

• dienstverlening van de uitvoerders TKP en MN inclusief cybersecurity;

• begroting 2023 en 2024;

• toeslagverlening;

• uitvoeringskosten pensioenbeheer en ­vermogensbeheer.

Het uitvoerend bestuur legt jaarlijks, via vier verantwoordingsrapportages, verantwoording af over het gevoerde beleid, beleidskeuzes voor de toekomst, waaronder de keuzes die van invloed zijn op de uitvoeringskosten, de uitvoering (inclusief de uitbesteding), de uitvoeringskosten en de interne organisatie. Deze rapportages vormen voor het verantwoordingsorgaan een goede bron van informatie over de stand van zaken van diverse projecten, de kwaliteit van uitvoering op het gebied van pensioenbeheer en vermogensbeheer en de kosten hiervan.

Daarnaast stelt het bestuur integrale risico­rapportages op. Ook deze rapportages worden met het verantwoordingsorgaan gedeeld en ­helpen het verantwoordingsorgaan bij zijn taakvervulling.

De commissies van het verantwoordingsorgaan hebben op verschillende thema’s voorbereidende vergaderingen gehouden. Zo werd de bespreking van de verantwoordingsrapportages van het uitvoerend bestuur en de risicorapportage voorbereid in de verschillende commissies. Het verantwoordingsorgaan vergaderde zelf viermaal met een delegatie van het niet-uitvoerend bestuur en tweemaal met het algemeen bestuur, waaronder een gezamenlijke dag ­tijdens de summer course van het algemeen bestuur. Tijdens deze summer course is stilgestaan bij het effect van communicatie en klimaat, technologie en de rol van de financiële sector. Het verantwoordingsorgaan heeft toen ook een visie gevormd op actuele ­thema’s als diversiteit en maatschappelijk verantwoordelijk beleggen.

Het verantwoordingsorgaan heeft in 2023 ­geadviseerd over:

• het herstelplan 2023: positief advies;

• het premiebeleid 2024-2026: positief advies;

• het Strategisch Meerjarenplan 2023-2027: positief advies met een aantal tekstuele ­suggestie en een verzoek in het algemeen om het verantwoordingsorgaan in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken bij dit soort ­trajecten;

• het Functieprofiel niet-uitvoerend bestuur: positief advies;

• het Klachten- en geschillenreglement: positief advies met een enkele suggestie voor tekstuele aanpassing.

Aan de hand van zijn eigen jaarrapportage ten behoeve van de oordeelsvorming legt het verantwoordingsorgaan per vergadering vast wat er met het uitvoerend en niet-uitvoerend bestuur besproken is en wat het verantwoordingsorgaan hiervan vond. Met deze jaarrapportage worden gedurende het jaar alle (voorgenomen) beleidsontwikkelingen en de speerpunten van het verantwoordingsorgaan gevolgd. Daarnaast wordt de bespreking van de voorgangsrapportage en de risicorapportage in deze jaarrapportage vastgelegd. Deze jaarrapportage is daarmee ook een van de documenten die het verantwoordings­orgaan heeft geraadpleegd bij het opstellen van dit oordeel.

3. Ontwikkeling speerpunten

Het verantwoordingsorgaan stelt jaarlijks in onderling overleg een aantal speerpunten vast die met extra belangstelling en diepgang wordt beoordeeld. In 2023 richtte het verantwoordingsorgaan zich op de volgende speerpunten:

1. Implementatie nieuw pensioenstelsel inclusief communicatie;
2. Informatiebeheersing, waaronder IT en ­cybersecurity;
3. Beheersing uitbestedingsketen in de breedste zin (dus inclusief onder-uitbesteding van TKP en MN) inclusief klantbediening.

Het uitvoerend bestuur legt zowel mondeling als schriftelijk verantwoording af op deze speerpunten van het verantwoordingsorgaan. Ook in het overleg met het niet-uitvoerend bestuur worden deze speerpunten van het verantwoordingsorgaan aan de orde gesteld.

Implementatie nieuw pensioenstelsel inclusief communicatie

De overgang naar het Nieuwe Pensioenstelsel is voor 2023 en de komende jaren het hoofdthema PME. Al vrij vroeg in het jaar heeft het bestuur vastgesteld dat dit project prioriteit heeft. En dat er binnen de bestuurlijke planning tijd voor vrijgemaakt moet worden. Tevens is de capaciteit van het bestuursbureau uitgebreid. Gedurende het jaar is het verantwoordingsorgaan bij de beeldvorming van diverse beleidsdocumenten betrokken. Dit betreft onder meer het voorgenomen kader opdrachtaanvaarding, het uitwerken van de risicohouding en het ­communicatieplan.

Het verantwoordingsorgaan wordt vanuit het bestuur maandelijks geïnformeerd over de stand van zaken in het arbeidsvoorwaardelijk overleg (de ROM) rond de totstandkoming van de nieuwe pensioenregeling en de gevolgen hiervan voor het fonds. Ook wordt het verantwoordingsorgaan nauw betrokken bij de wijze waarop het bestuur met de uitbestedings­partijen TKP en MN voorbereidt op de transitie naar een nieuwe pensioen­regeling. Het verantwoordingsorgaan ziet dat het overgaan naar een nieuwe pensioenregeling ook voor het bestuur een groot en complex project is, maar ziet dat het bestuur voldoende ­capaciteit heeft om dit project goed en zorg­vuldig te doorlopen.

Informatiebeheersing, waaronder IT en cybersecurity

Het verantwoordingsorgaan heeft het onderwerp informatiebeveiliging als speerpunt benoemd omdat het zorgen had over de wijze waarop de informatiebeveiliging was georganiseerd in het fonds en bij de uitbestedings­partners. Het verantwoordingsorgaan ziet hoe het bestuur het onderwerp informatiebeheersing voortvarend heeft opgepakt. Het verantwoordingsorgaan wordt geïnformeerd over de stappen die het bestuur neemt in het beheersen van de risico’s die behoren bij informatiebeheersing. Het verantwoordingsorgaan vindt dat door middel van audits voldoende bij de uitbestedingspartijen wordt gekeken hoe daar de informatiebeheersing is geregeld en of hetgeen dat is geregeld, werkt. Het verantwoordingsorgaan spreekt er waardering voor uit dat de risico­beheersing en de rapportage hierover het afgelopen jaar naar een hoger volwassenheidsniveau is gebracht.

Beheersing uitbestedingsketen in de breedste zin (inclusief onder-uitbesteding van TKP en MN) inclusief klantbediening

Het verantwoordingsorgaan heeft met het bestuur een open dialoog over de mate van ­verantwoordelijkheid van het bestuur over de uitbesteding in de keten. De verantwoordelijkheid reikt tot aan de laatste partij in de uitbestedingsketen. Hierbij wordt steeds de afweging gemaakt tussen het risico en de kosten van het beheersen. Deze verantwoordelijkheid gaat niet alleen over de IT, maar over alle aspecten van de uitvoering.

Het beheersen van de uitbestedingsketen is een constant proces, waarop het bestuur steeds alert moet blijven. Het verantwoordingsorgaan wordt door het bestuur volledig geïnformeerd op welke wijze het bestuur de risico’s beheerst en welke aanvullende maatregelen soms moeten worden genomen. Daarnaast wordt het ­verantwoor­dings­orgaan viermaal per jaar ­geïnformeerd over de kosten van de uitvoering. Zowel met betrekking tot het pensioenbeheer als het vermogensbeheer. Hiermee kan het verantwoordingsorgaan de ontwikkeling van de kosten voor de deelnemer nauwlettend volgen. Daarbij worden minimaal eenmaal per jaar deze kosten per deelnemer vergeleken met de kosten van pensioenfondsen met soortgelijke omvang en complexiteit.

4. Bestuursverslag

Het verantwoordingsorgaan complimenteert het bestuur met het leesbare bestuursverslag. Het verantwoordingsorgaan heeft geconstateerd dat het bestuursverslag goed aansluit bij de informatie die het verantwoordingsorgaan gedurende het jaar heeft ontvangen uit de diverse rapportages en gesprekken. Hierbij is opvallend dat PME als een van de weinige pensioen­fondsen duidelijk laat zien, dat het echt inzicht heeft in zijn deelnemers.

5. Rapportage intern toezicht

Ook het intern toezicht werkt met speerpunten in zijn toezicht. Op deze toezichtsthema’s geeft het intern toezicht duidelijk inzicht in de risico’s dat het ziet en hoe deze worden beheerst. Het verantwoordingsorgaan herkent de aanbevelingen van het intern toezicht. De rapportage intern toezicht van het niet-uitvoerend bestuur dient als waardevolle input bij het formuleren van het jaarlijks oordeel door het verantwoordingsorgaan.

6. Oordeel en aanbevelingen over (voorgenomen) beleid en uitvoering

Voor de oordeelsvorming over het gevoerde beleid en de uitvoering, maakt het verantwoordingsorgaan gebruik van zijn eigen Normen- en beoordelingskader. Het verantwoordingsorgaan oordeelt voor 2023 positief over het gevoerde beleid, de toekomstige beleidskeuzes en de uitvoering van dit beleid en de kosten van de uitvoering. Hieronder wordt deze conclusie op onderdelen uitgelicht.

Gedrag & Cultuur

Het verantwoordingsorgaan ervaart de samenwerking met het algemeen bestuur, maar ook in de hoedanigheid van uitvoerend bestuur en niet-uitvoerend bestuur, als transparant en professioneel. Het verantwoordingsorgaan waardeert de persoonlijke gesprekken met bestuursleden op bepaalde thema’s, zoals cybersecurity. Het niet-uitvoerend bestuur heeft zich sterk ontwikkeld in zijn rol als interne toezichthouder en rapporteert hier ook aan het verantwoordingsorgaan over. Een aspect dat in de ogen van het verantwoordingsorgaan explicieter aandacht behoeft is hoe het niet-uitvoerend bestuur in met name de besluitvorming rond NPS erop toeziet hoe het een duidelijk onderscheid maakt tussen zijn bestuurlijke verantwoordelijkheid in het algemeen bestuur en zijn toezichthoudende verantwoordelijkheid in de rol van niet-uitvoerend bestuurslid.

Proces

Het verantwoordingsorgaan herkent in de besluitvorming binnen het bestuur duidelijk het BOB-model (beeldvormend-oordeelvormend-besluit). Ook de omvangrijke en complexe besluiten met betrekking tot NPS worden binnen het bestuur op deze wijze zorgvuldig voorbereid. Het verantwoordingsorgaan wordt bij voorgenomen besluitvorming rond NPS meteen betrokken bij deze voorbereidingen tot uiteindelijke adviesaanvragen. Dit gebeurt door extra scholingsbijeenkomsten en informatieverstrekking in de reguliere vergadering. Het verantwoordingsorgaan waardeert deze investering vanuit het bestuur en het bestuursbureau ten zeerste.

Bij reguliere adviesaanvragen loopt dit proces van het verantwoordingsorgaan tijdig informeren vrijwel altijd gestructureerd. Het verantwoordingsorgaan hanteert voor zijn eigen adviezen ook het BOB-model en vanwege krappe tijdslijnen rond de voorgenomen besluitvorming, wordt de termijn om het advies uit te brengen als te krap ervaren. Het verantwoordingsorgaan doet daarom de aanbeveling om het verantwoordingsorgaan ook bij niet-NPS gerelateerde onderwerpen, vroeger mee te nemen in het proces van beeld- en oordeelvorming.

Inhoud

De beleidskeuzes die worden gemaakt dragen bij aan de missie, visie en strategie van PME. Bij een enkele beleidskeuze vraagt het verantwoordingsorgaan het bestuur om een nadere toelichting. Het onderwerp maatschappelijk verantwoord beleggen is zo’n beleidskeuze. Hierbij heeft het verantwoordingsorgaan het bestuur gevraagd of PME niet te veel tijd en energie steekt in het de beste te willen zijn, terwijl het doel van het pensioenfonds moet zijn rendement te behalen om de pensioenen veilig te stellen. Het verantwoordingsorgaan is hierover met het bestuur in gesprek gegaan. Het bestuur heeft ons duidelijk gemaakt dat ook bij het maatschappelijk verantwoord beleggen het maken van rendement voorop staat. Het verantwoordings­orgaan zou het bestuur op dit thema willen meegeven, dat als het verantwoordingsorgaan deze vraag heeft, dan hebben de deelnemers deze vraag ook. Leg daarom in de communicatie-uitingen over maatschappelijk verantwoord beleggen niet alleen uit wat je doet, maar ook waarom PME dit doet en hoe het bijdraagt aan het pensioen van de deelnemer.

7. Speerpunten 2024

Het verantwoordingsorgaan heeft voor 2024 – naast de wettelijke en statutaire taken – op de volgende speerpunten vastgesteld:

• NPS: het proces en de onderbouwing van keuzes rond opdrachtaanvaarding, implementatieplan, invaren en evenwichtigheid. Waarbij ook aandacht wordt gevraagd voor de onderbouwing van de model validatie.

• NPS: optimale communicatie, inclusief voorlichting en keuzebegeleiding, naar alle betrokkenen (actieven, gewezen deelnemers, pensioengerechtigden en (vrijwillig aangesloten) werkgevers;

• ESG-beleid en de Portefeuille van Morgen en hoe dit bijdraagt aan “het beste pensioen”;

• NPS: Een beheerste en veilige implementatie van NPS in de uitvoeringsketen pensioen­beheer en vermogensbeheer.

Met deze speerpunten wil het verantwoordingsorgaan aangeven dat het de mening van het algemeen bestuur deelt, dat het komend jaar het accent moet liggen op de voorbereidingen van een voorspoedige transitie naar het Nieuwe Pensioenstelsel. Het verantwoordingsorgaan is zich hierbij bewust dat ook voor het verantwoordingsorgaan zelf een zwaardere rol is weg­gelegd in de aanloop naar de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel.

8. Afsluiting

Het verantwoordingsorgaan bedankt het algemeen bestuur en het bestuursbureau voor de transparante en goede samenwerking in 2023. Het verantwoordingsorgaan kijkt uit naar een constructieve en prettige voortzetting van de samenwerking met het bestuur en het bestuursbureau in het voor het NPS-project uitdagende jaar 2024.

Den Haag, 25 april 2024

Namens het verantwoordingsorgaan,

Aart van den Brink, onafhankelijk voorzitter